Voorlichtingsdagen 28-29 oktober 1994

Een leuk relaas van de voorbereidingen van de voorlichting aan aspirant studenten, zoals dat er aan toe ging in de jaren negentig met vooral veel technische zaken, die moeten worden overwonnen.

Vooraf

Zo’n twee weken voor de feitelijke voorlichtingsdagen werd ik door de voorlichtingscommissie gevraagd de voorlichting te willen coördineren. Dit is het relaas van mijn werk hierin.

Eén van de eerste dingen is het vullen van het rooster met individuele voorlichters. In relatief korte tijd vul ik dat rooster met medewerkers, die wel twee uurtjes willen meedraaien en individuele voorlichting willen geven. Eelco wil wel een dag plenaire lezingen houden en ik neem, voor het gemak de andere dag voor mijn rekening. Het vinden van geschikte demonstraties is evenmin een echt probleem: natuurlijk gaat de spoorbaan mee en vlak na de wetenschapsweek is er wel iets mogelijk op het gebied van spraakherkenning (Mark ten Brugge) en beeldbewerking (de lachspiegels van Arnold Meijster).

Vanzelfsprekend gaat er ook een fuzzy logic-autootje mee.

Echte problemen ontstaan enige dagen voor de werkelijke voorlichting. In verband met een congres in de Hanzehogeschool op donderdag zijn de de zalen voor individuele voorlichting niet beschikbaar en wordt eerst uitgeweken naar een andere zaal (verder weg en moeilijker toegankelijk) en vervolgens naar de congreshal, waar dan wel de gehele faculteit z’n voorlichting moet verzorgen. Na enige aarzeling van onze kant blijkt dit later toch een prima zet te zijn. Met z’n allen in één grote ruimte heeft als grote voordeel dat de toeloop voor elke studierichting even gemakkelijk of moeilijk is (niet in een achteraf zaaltje om de hoek) en dat je voordeel hebt van elkaars aanwezigheid.

Maandag inspecteer ik de zaal: men is er nog volop bezig met vloerbedekking leggen, geluidsinstallatie aanleggen e.d. Het gebouw is dus nog duidelijk niet af. Toch belooft men een netwerkverbinding (deze is inderdaad sinds donderdagmiddag beschikbaar, maar wordt door ons, omdat we twijfelen aan de werking ervan, niet gebruikt).

Andere problemen ontstaan daags voor de opbouw met de apparatuur, die versleept zou moeten worden. Harm Paas is uren in de weer om alle benodigde software op één machine te krijgen. De complexiteit van Unix, waar hij toevallig dezelfde week tijdens onze lunchmeetings over spreekt, is hier dus duidelijk een probleem. Daarnaast heeft Arnold Meijster de nodige problemen om z’n demo goed aan te praat te krijgen.

Woensdag

Op woensdagmiddag is er een laatste briefing voor alle voorlichters waarin ik naast uitleg over wat de voorlichting nu eigenlijk inhoud vooral inga op mogelijk te verwachten vragen. Er ontstaat een lijst van veelgevraagde vragen, die door Jan Jongejan op donderdag middag nog wordt uitgewerkt. Arnold meldt nu pas aan Harm, dat hij ook graag een printer erbij wil. Harm besluit dat dat de laserprinter van de begane grond moet worden. Gezamenlijk zijn ze tijden bezig deze printer op de goede manier aan te sturen.

Donderdag

Donderdagmiddag moet alles worden versleept en aangesloten. De spoorbaan en de spraakherkenning zijn stand alone demo’s, die zonder problemen versleept en ingesteld kunnen worden. De grafische demo van Arnold vereist echter ook een printer. Harm is eerst nog weer uren bezig om de laserprinter van de begane grond geschikt te krijgen om postscript plaatjes af te drukken. In de loop van de middag (zeg tegen vijf uur) schijnt alles zodanig op rug102 geïnstalleerd te zijn, dat de verhuizing ervan plaats kan vinden.

Echt stand-alone in de zaal blijkt toch niet alles functioneel te zijn. Zo nu en dan roept Arnold dat een stukje software er niet is en na wat toetsaanslagen van Harm blijkt het er dan toch wel te zijn.

Zo tegen half acht op de donderdagavond wordt besloten dat de demo’s zo goedals gereed zijn. Nog wat laatste problemen met de printer schijnen dan opgelost te zijn. De vellen komen nog wel erg zwart eruit maar Harm wijt dat eerst aan de software van Arnold.

Vrijdag

Vrijdagochtend rond half negen wordt de laatste hand gelegd aan de installatie. De software blijkt niet het probleem te zijn voor de zwarte bladzijden uit de printer. Pas tegen twaalf uur is men er zeker van dat dit het programma ghostscript is, waarvan Harm de nieuwste versie had meegenomen. Als tegen één uur via een flop en de pc van de spraakherkenning alsnog een andere versie is ge:installeerd gaat alles pas echt feilloos. Vanaf half twee op de vrijdagmiddag werkten alle demo’s dan zonder problemen (al botsen de treinen in verband met hardware storingen (detectie, plots van richting veranderende treinen e.d.) nog wel zo nu en dan).

De voorlichting zelf verloopt goed. De plenaire praatjes worden door resp. 60 mensen op vrijdag en 90 op zaterdag goed bezocht. De grote ruimte voor de faculteit wordt eveneens goed bezocht en de informatica-stand is hier duidelijk favoriet.

De zaal zelf is redelijk goed bereikbaar (hoewel er bijna een stuk vloer in de gang ernaartoe werd geëgaliseerd!). Het gezamenlijk delen van één ruimte door de gehele faculteit wordt nagenoeg uitsluitend positief beoordeeld en de plannen om volgend jaar na de binnenstad te verhuizen worden uitsluitend negatief beoordeeld. Een protestbrief zal hier op zijn plaats zijn, denk ik.

Zaterdag

Inrichten op donderdag kostte dus het grootste deel van de middag en een deel van de avond. Opruimen op zaterdag is binnen een half uur gepiept. De herinstallatie op maandagochtend is al voor negen uur weer gereed.

Conclusies

De praatjes gaan nog te veel in op details en veel te weinig op specifiek Groninger voordelen (d.i. we doen veel te weinig aan profileren, aan reclame-maken dus) en behandelt niet alle vragen, die toch regelmatig worden gesteld. Voorstel: houdt een korte algemene inleiding (een samenvatting van wat we nu vertellen), probeer veel veelgestelde vragen in het praatje te beantwoorden, profileer informatica in Groningen duidelijk boven andere universiteiten en vooral: maak reclame voor onze studie!

Nog meer moet geprobeerd worden de demo’s echt vooraf goed werkend te krijgen. Wellicht is een demo-verzameling voor dit soort gelegenheden niet zo’n slecht idee.