Lifehacking – emailtips

Geplaatst op Geplaatst in Algemeen, ict en techniek Getagd met ,

Vorige week bij het CIT het middagsymposium lifehacking meegemaakt.
Ik had geen idee wat die term inhield, maar kort gezegd komt het neer op verbeteren van je manier van werken en leven. Vooral het slimmer inrichten ervan. Op de website veel tips en afgelopen donderdag eveneens veel tips ontvangen.

Zeer aardig was de tip om je email slimmer te beheren. Een vierstappenplan om inkomende mail zo’n drie keer (niet meer!) per dag bij langs te lopen:
1. kan de email direct weg? zo ja: deleten
2. kan ik het zonder moeite direct archieveren? zo ja: archieveren (zie onder)
3. kan ik kort een antwoord geven? zo ja: dan direct antwoorden en bericht archieveren of weggooien?
4. vergt de email een langer antwoord? zo ja: in to-do-lijst zetten (apart mapje)

(en als 5-de: stel filters in om mail die je niet direct wilt lezen maar mogelijk later van belang zijn direct in een andere mailmap te plaatsen)

Een andere tip betrof het aanmaken van allerlei mailmappen/folders. Het advies was zo weinig mogelijk mappen aanmaken en de zoekfunctie van het mailprogramma te gebruiken in gevallen je een bericht terug wilt vinden. Bij mapjes is het risico groot dat het bericht in een verkeerd mapje terechtkomt of dat je toch niet precies weet in welk mapje je moet zoeken/opbergen.

Nu heeft Thunderbird in zijn laatste versie precies deze functionaliteit helemaal automatisch ingebouwd. Elk bericht heeft bovenaan een knopje “Archief”. Door deze te selecten verdwijnt het bericht in het archief (nog wel per kalenderjaar). Daarnaast is de zoekmogelijkheid in thunderbird sterk verbeterd.
Nu was ik zelf al op het idee gekomen alles in het groot archief te plaatsen, de mapjes de deur uit te doen, en de zoekfunctie te gaan gebruiken in geval van terugzoeken. En het moet gezegd: het werkt uitstekend. Vooral het doorlopen van de inbox gaat nu erg makkelijk: slechts drie handelingen: delete, archieveren, of van to-do voorzien. (ik heb hiervoor geen aparte map zoals bij het symposium werd voorgesteld maar gebruik de labeling van Thunderbird direct in mijn inbox — mischien kan dit nog beter).

Diezelfde Thunderbird maakt mij nu attent op een mogelijke bijlage zodra ik woorden van die strekking intik. Zo vergeet ik ook nooit meer een bijlage toe te voegen.

Dus: allemaal over op Thunderbird versie 3. (wanneer komt deze beschikbaar in de UWP van de RUG??)

1 reactie op “Lifehacking – emailtips”

  1. Ik mis nog:

    1a: kunnen dit soort mails altijd weg? Maak een filter dat ze direct weggooit
    2a: kunnen dit soort mails altijd gearchiveerd? Maak een filter dat ze direct archiveert.

    Ik heb zo mijn incoming mail ongeveer gehalveerd 🙂 Ben ook tot de conclusie gekomen dat mailtjes filteren minder moeite is dan mailinglists opzeggen.